PROTOCOLLO INFORMATICO
Effettua la protocollazione dei documenti in entrata e in uscita, in piena conformità con la normativa AIPA e nel rispetto delle esigenze dettate dalle norme sui Procedimenti Amministrativi e sulla trasparenza.
Data la sua semplicità e facilità d’uso è particolarmente adatto per gli Enti che vogliono gestire il Protocollo Generale rispettando la normativa che ne prevede la gestione informatica, ma nello stesso tempo non vogliono rinunciare alla semplicità e immediatezza che si aveva con la gestione manuale.
L’assegnazione del numero di protocollo, sia per i documenti in arrivo che per i documenti in partenza, può avvenire da un unico ufficio (normalmente il Protocollo Generale) oppure da più uffici addetti alla protocollazione; la numerazione resta comunque unica nell’ambito dell’intero ente.
Per quanto riguarda le informazioni non modificabili (data di protocollo, mittente o destinatario, oggetto), è previsto un meccanismo di correzione, in grado di tenere traccia delle informazioni cancellate e delle loro sostituzioni.
I documenti possono essere memorizzati anche a livello di immagine (Archiviazione ottica) facendoli passare su uno scanner e associando l’immagine stessa al documento protocollato; tale operazione può avvenire sia contestualmente alla protocollazione, sia in una fase successiva.
In tal modo il documento resta visibile e stampabile da tutti i servizi del Comune, evitando la circolazione dell’originale e la fotocopiatura.
L’accesso ai dati, nonché la ricerca, visualizzazione e stampa di tutte le informazioni relative ai documenti protocollati sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del protocollo.
La ricerca di un documento è notevolmente facilitata dal fatto che possono essere utilizzati come chiave di ricerca non solo il numero e la data di protocollazione, ma anche tutti i dati memorizzati per quel documento, come il mittente o destinatario, una parola o una frase contenute nell’oggetto, il tipo di documento (lettera, fax, raccomandata, ecc.), il servizio di competenza, ecc.
Moduli opzionali
Archiviazione ottica dei documenti Contestualmente alla protocollazione, memorizza (se richiesto dall’operatore) l’immagine del documento catturandola da scanner. In tal modo il documento resta visibile e stampabile da tutti i servizi del Comune interessati, evitando la circolazione dell’originale e la fotocopiatura.